2. TÉRMINOS

Se refiere a dar, ofrecer, prometer, recibir, otorgar, aceptar o solicitar cualquier objeto de valor pecuniario u otros beneficios como dádivas, favores, promesas o ventajas de cualquier clase, para sí mismo o para otra persona, a cambio de la realización u omisión de cualquier acto relacionado con su trabajo o para influenciar la toma de una decisión o conceder un tratamiento favorable por o hacia un colaborador.

Recursos en dinero o en especie entregados para apoyar a organizaciones sin fines de lucro, para promover la educación y la cultura, apoyo social o cualquier otro propósito similar sin obtener a cambio algún beneficio comercial.

El soborno es la acción y efecto de dar o recibir algo de valor para que alguien haga (o deje de hacer) algo, burlando una regla formal o implícita acerca de lo que debe hacer, en beneficio del que da algo de valor o de un tercero.

Para propósitos de la presente política, Funcionarios Públicos incluye las siguientes categorías de personas:

Los funcionarios de agencias gubernamentales, entidades públicas, oficinas públicas, empresas de propiedad estatal, organizaciones internacionales, miembros del poder judicial, ejecutivo y legislativo.

La prohibición extiende asimismo a las personas cercanas a los Funcionarios Públicos, como cónyuge, pareja, familiares y similares (personas cercanas) y cualesquiera otros que reciban la promesa, oferta o beneficio para influir en la decisión de un Funcionario Público.

Los empeados de organizaciones internacionales públicas, tales como los Bancos de Desarrollo, el FMI, la ONU, la OEA, las Superintentendencias, entre otras.

Se considera a consultores, agentes, asesores, abogados externos, representantes, cabilderos u otro que, tanto en el sector público como privado, realicen alguna operación a nombre o por encargo de HAYDUK, en relación a su interacción con funcionarios públicos, entidades de gobierno, clientes, proveedores y terceros.

Actividad por la cual se busca convertir, trasferir, administrar o custodiar dinero, bienes, efectos o ganancias cuyo origen ilícito se conoce o se debe presumir, con la finalidad de evitar la identificación de su origenm su incautación o decomiso.

Actividad por la cual, directa o indirectamente, al interior o fuera del territorio nacional, voluntariamente se provea, aporte o recolecte fondos, recursos financieros o económicos o servicios financieros con la finalidad de cometer actividades terroristas que entre otros, causae un estado de zozobra, alarma o temor en la población.

Parte externa con la que la organización, tiene, o planifica establecer, algún tipo de relación comercial. La definición de Socio de negocios incluye, pero no se limita a los clientes, consumidores, "alianza empresarial", socios de alianzas empresariales, miembros de un consorcio, proveedores externos, contratistas, consultores, subcontratistas, proveedores, vendedores, asesores, agentes, distribuidores, representantes, intermediarios e inversores. Esta definicion es deliberadamente amplia y deberpia interpretarse de acuerdo con el perfil en riesgo.

HAYDUK y sus colaboradores manifiestan su compromiso de actuar de manera responsable y respetuosa con el medio ambiente, prestando especial atención a su defensa de acuerdo con los intereses y preocupaciones de la sociedad civil, la Política de Sistema Integrado de GEstión aprobada, así como la legislación vigente que la regula.

HAYDUK rechaza cualquier acto de contaminación, manejo, inadecuado y gestión ilegal, de residuos sólidos, extracción ilegal de especies marinas, entre otros que detalle la normativa vigente, así como colaborar con las entidades fiscalizadores competentes en nuestras Plantas y embarcaciones pesqueras.

En este sentido, HAYDUK y sus colaboradores se comprometen a denunciar cualquier acto o tentativa que se presente, de manera interna o externa, que vaya contra el medio ambiente, en especial los delitos tipificados en el Título XIII del Código Penal Peruano, mediante Ley N° 292633

En Hayduk estamos comprometidos acon brindarle al consumidor productos inocuos y de alta calidad, que hayan sido elaborados cumpliendo los protocolos de la empresa y toda la normativa legal vigente. Nos basamos en los siguientes pilares, englobándolos bajo el término de "Seguridad alimentaria":

HAYDUK rechaza cualquier acto de manejo inadecuado o contaminación de la materia prima o del producto terminado, adulteración de registros o etiquetas y falsificación de documentos o certificados en nuestras Plantas de consumo humano directo e indirecto.

Compra de Materia Prima: HAYDUK respeta los principios del libre mercado, y como consecuencia de ello, rechaza cualquiera acción que derive, entre otros, en actos de concertación de precios.

Para el desarrollo de nuestras actividades, en la organización contamos con socios estratégicos, como los Armadores, los cuales nos abastecen de recursos hidrobiológicos para el procesamiento de nuestros productos. Es por eso, que los precios se ajustan a las leyes de la oferta y la demanda, por consiguiente, el proceso de compra cuenta con toda la transparencia requerida.

Venta de nuestros productos: La organización es una empresa que se dedica a la elaboración de alimentos de primera calidad, por tal motivo todos nuestros productos (harina, aceite, conversas y congelados), son vendidos con los precios que dicta el mercado internacional, para el caso de la harina y aceite de pescado y según los precios del mercado nacional para las conservas y congelados.

En este sentido, HAYDUK y sus colaboradores se comprometen a denunciar cualquier acto o tentativa que se presente, de manera interna o externa, que vaya contra de los pilares mencionados.

3. GESTIÓN DE RIESGOS Y OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

En HAYDUK identificamos y evaluamos periódicamente los diversos actos de corrupción, de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y de actos que atenten contra el medioambiente, la seguridad alimentaria y concertación de precios, a los que están expuestas nuestras actividades, documentamos los resultados en nuestra MATRIZ DE RIESGOS y establecemos planes de control de los riesgos evaluados por encima de bajo riesgo con el claro objetivo de prevenir y reducir su probabilidad de ocurrencia, así como para establecer mecanismos de seguimiento y control.

Para la máxima garantía de independencia, se ha designado una posición específica dentro de nuestro organigrama, denomidada Oficial de Cumplimiento, posición dotada de adecuada capacidad, independencia y autoridad para que, en dependencia directa del Comité de Ética, se asegure de la correcta implementación y mejora de nuestro SISTEMA DE GESTIÓN según los requisitos definidos y acordados.

El Oficial de Cumplimiento designado está a disposición de todos los miembros de nuestra ogranización para asesorarles, orientarles y darles apoyo en materia de actuación ética y cumplimiento.

Igualmente, nuestra organización dispondrá de todos los recursos necesarios, de forma proporcionada, para llevar a cabo las acciones, medidas y controles planificados en nuestro MAPA DE CONTROL DE RIESGOS

4. CÓDIGO DE CONDUCTA

En HAYDUK contamos con un CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA vigente y aprobado por el Comité de Ética, de aplicación a todos nuestros miembros, del cual son informados a su incorporación a la empresa

Dicho CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA se aplica a todo el personal de HAYDUK, sin perjuicio de las consecuescias legales que pudieran recaer sobre el mismo por aquellos actos, hechos o comportamientos que supongan una violación a la legalidad.

En este sentido, disponemos de un sistema disciplinario, del cual son informados los miembros de HAYDUK, para sancionar las conductas contrarias a lo establecido en la presente POLÍTICA y en el CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA y los incumplimientos de los restantes requisitos del SISTEMA DE GESTIÓN, incluyendo las conductas delictivas, Su aplicación se hará de forma equitativa y proporcional, bajo el principio de no discriminación y respetando la legislación laboral aplicable. Las medidas sancionatorias se establecen en el Código de Conducta y Ética de HAYDUK.

Así mismo, dentro de esta Política deslizamos algunas Pautas de Conducta:

Los contratistas, proveedores y socios comerciales deben contratarse a través de un proceso de selección justa y formal que incluya, cuando corresponda, requisitos contra actos de corrupción, de lavado de activos, soborno, financiamiento del terrorismo y contaminación del medioambiente por escrito.

Es deber de los colaboradores asegurarse que todas las actividades y transacciones cuenten con la debida autorización, que se registren correctamente y que se lleven a cabo conforme a las políticas de HAYDUK.

HAYDUK deberá realizar un procedimiento de debida diligencia de la implementación de los controles de actos de corrupción, de lavado de activos, soborno, de financiamiento del terrorismo y contaminación del medioambiente en la Organización a ser adquirida o absorbida, así como, cuando suscriba cualquier acuerdo de colaboración empresarial o constituya una nueva Organización con otro accionista.

Para ello el Área Legal y/o el área que promueve estos contratos deberán comunicar al Oficial de Cumplimiento para que este supervise, controle y haga seguimiento de la debida diligencia. Este procedimiento deberá estar documentado y custodiado por el Oficial de Cumplimiento.

Se entiende por colaboración empresarial a las distintas formas que HAYDUK suscriba con otra persona natural o jurídica un acuerdo empresarial, asociación en participación, consorcio u otras formas similares que implique que HAYDUK con otra persona jurídica o natural realizarán actividades comerciales en conjunto y participarán en la gestión, administración, ejecución, responsabilidades y utilidades de dicho negocio conjunto.

Los colaboradores de HAYDUK son responsables de velar por el cumplimiento de lo establecido en la presente Política con terceros que se relaciones. Por ello, deben contar con un contrato escrito, que refleje formalmente el alcance de los ervicios que realizarán, los términos de pago y la cláusula sobre cumplimiento de las políticas anticorrupción de HAYDUK.

HAYDUK declara expresamente que los pagos de facilitación se encuentran prohibidos.

HAYDUK y sus colaboradores deben rechazar pedidos directos o indirectos de sobornos por parte de terceros, incluye funcionarios públicos y personas cercanas, incluso en el caso de ser extorsionados con acciones desfavorables.

HAYDUK tiene conocimiento que puede ocurrur en algunos casos que el hecho de no acceder al pago de un soborno puede poner en peligro el bienestar del empleado y su seguridad. Si se encontrara en esta situación HAYDUK notificará dicha circunstancia a la autoridad competente.

Los colaboradores de HAYDUK son responsables de velar, revisar y realizar una debida diligencia cuando en la ejecución de sus funciones, tengan sospechas o señales de alerta que se pretende utilizar a HAYDUK para realizar actividades de lavado de activos o financiamiento al terrorismo. En estos casos deberán informar al Oficial de Cumplimiento, sin perjuicio, de utilizar los canales de denuncia.

HAYDUK tiene el compromiso de desarrollar, documentar, conservar y mejorar continuamente sus controles financieros internos para asegurar que todos los pagos seas registrados con precisión en los libross y registros contables de la Organización. Todos los pagos deberán registrarse de manera correcta y transparente. En este sentido, todos los registros deberán contar con información de sustento como recibos, órdenes o demás documentos que apliquen.

KAYDUK prohíbe el registro o la autorización de anotaciones falsas o engañosas en los registros operativos o en la contabilidade con el objetivo de ocultar pagos indebidos.

5. CANAL DE DENUNCIAS

Cualquier miembro de nuestra organización, empleado, socio, accionista, directivo, representante y/o persona que actúe de forma autorizada en nombre o por cuenta de HAYDUK tiene la obligación de informar y/o reportar cualquier actuación, conducta, información o evidencia que se asusceptible o sospechosa de vulnerar esta POLÍTICA o los requisitos del SISTEMA DE GESTIÓN de nuestra organización y que pueda suponer un acto o conducta delictiva.

En HAYDUK hemos dispuesto los siguientes medios para que cualquier persona pueda denunciar cualquier tipo de hecho o conducta sospechosa o pueda plantear cualquier tipo de duda o consulta al respecto:

HAYDUK prepara un plan de trabajo de manera anual para asegurar la difusión del canal de denuncias a todo su personal. Dicho plan está a cargo del Área Legal. en coordinación con el Área de Administración y RRHH.

En HAYDUK valoramos positivamente la comunicación de cualquier indicio o sospecha de violación de la legalidad por parte de cualquier miembro, persona u organización vinculada a nuestra organización, por lo que agradecemos el mayor detalle posible en la exposición de los hechos denunciados/comunicados.

6. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO

No existen excepciones para el incumplimiento de la presente Política. Los incumplimientos a esta política pueden resultar en la imposición de sanciones administrativas por parte de diversas autoridades de control, sanciones penales y otras incluyendo sanciones disciplinarias previstas en el reglamento interno de Trabajo y normativa vigente.

Todo socio de negocio / comercial que incumpla la presente Política, será sancionado con la terminación automática de su contrato o relacion comercial con HAYDUK. Al tomar conocimiento o sospecha de un posible incumplimiento a la presente Política, deberá reportarlo a través de los canales establecidos.

7. VIGENCIA

El presente documento estará vigente a partir de su publicación.

ANEXO 1: PROVEEDORES, CLIENTES Y SOCIOS COMERCIALES

La Organización se reserva el derecho de no mantener relaciones comerciales con proveedores que tengan indicios o investigaciones relacionadas con sobornos a funcionarios públicos, con Lavado de Activos o Financiamiento del Terrorismo, o aquellos que pudieran poner en riesgo su reputación y la de sus Colaboradores.

Son proveedores todas las personas naturales y jurídicas, habituales u ocacionales, nacionales o extranjeras, con las que la Organización establece o mantiene relaciones comerciales de compra de productos y/o servicios.

Los colaboradores de la Organización deben ser diligentes en la evaluación de las compras

Solicitar, por lo más de una cotización en la cual se incluya el detalle técnico y económico de la propuesta.

Documentar antecedentes de proveedores.